Privacy Verklaring

Privacy Statement

U deelt allerlei persoonsgegevens met ons. Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens
om. In deze verklaring leest u hoe wij dit doen. Daarnaast vertellen wij u welke rechten u
heeft op het gebied van privacy en hoe u een mogelijk datalek aan ons kunt melden.

Wij vinden het van groot belang dat er vertrouwelijk en in overeenstemming met de
privacywetgeving met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Persoonsgegevens worden
dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Wij hebben maatregelen getroffen om te
voorkomen dat persoonsgegevens in verkeerde handen vallen of verloren gaan. Daar mag u
op vertrouwen.

Wie zijn wij?

Waar in deze verklaring wordt gesproken over ‘wij’ of ‘ons’ wordt bedoeld: CarWise;
Information Services B.V., CarWise Rental Services B.V., CarWise Fleet Services B.V. en
CarWise Assurantiën B.V.

Omgang met persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie geven over uw identiteit of die naar u
herleidbaar zijn. U deelt persoonsgegevens met ons als u klant bij ons bent of als u contact
met ons heeft. Welke persoonsgegevens wij van u gebruiken, is afhankelijk van welke
dienst(en) u bij ons afneemt of waarvoor u toestemming heeft gegeven. Denk bijvoorbeeld
aan uw naam, telefoonnummer, bankrekeningnummer of e-mailadres.

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in één of meer van de volgende situaties: 1)
voor de acceptatie en/of uitvoering van uw contract, 2) voor het voldoen aan een wettelijke
plicht, of 3) voor overige activiteiten waarvoor u ons expliciete toestemming heeft gegeven.
Voor marketingactiviteiten hebben wij bijvoorbeeld uw toestemming nodig. Deze
toestemming kunt u altijd weer intrekken.

Wij slaan uw persoonsgegevens alleen op in landen binnen de Europese Economische
Ruimte (EER). Deze eis leggen wij in beginsel ook op wanneer wij uw persoonsgegevens aan
derden verstrekken.

Verstrekking aan derden

In principe delen wij uw persoonsgegevens niet met derden. Dat doen wij alleen als daar een
goede reden voor is, als wij uw toestemming hebben of als dat op basis van wet- of
regelgeving verplicht is.

Wij geven uw persoonsgegevens door aan derde partijen als dat noodzakelijk is voor de
uitvoering van uw contract. Zo kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een Auto
dealer, onderzoeksbureau, autotransportbedrijf, brandstofpasleverancier,
verzekeringsmaatschappij of overheidsinstanties.

Voor sommige diensten besteden wij werkzaamheden uit. Bijvoorbeeld voor de controle van
legitimatiebewijzen of andere officiële documenten. Wanneer wij samenwerken met een
derde partij, blijven wij verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens en zorgen wij ervoor
dat uw privacy is gewaarborgd.

Politie, justitie, toezichthouders en de Belastingdienst kunnen op grond van de wet
persoonsgegevens bij ons opvragen. In dat geval zijn wij verplicht deze persoonsgegevens af
te geven. Dit gebeurt uiterst zorgvuldig.

Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik en ongeautoriseerde toegang tot
uw persoonsgegevens te voorkomen. Zo zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens
uitsluitend toegankelijk zijn voor onze medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben
voor de uitvoering van uw contract. Daarnaast hebben al onze medewerkers die voor ons
werken een geheimhoudingsclausule in hun arbeidscontract. Onze technische
beveiligingsmaatregelen worden regelmatig gecontroleerd en getest. Gaat het toch mis en is
er data gelekt? Dan ondernemen wij actie. Wij lossen het datalek op en registreren het. Als
het nodig is, melden wij het datalek aan de toezichthouder en/of aan u als betrokkene.

Als u per ongeluk persoonsgegevens van een andere klant heeft ontvangen of via onze
website persoonsgegevens van anderen heeft kunnen inzien, verzoeken wij u dringend om
dit bij ons te melden. Meer informatie hierover leest u onder het kopje “Privacymelding en
Datalek”.

Rechten van betrokkenen

U bepaalt zelf wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Daarom kunt u verzoeken om uw
persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Ook kunt u een klacht indienen
als u meent dat wij niet zorgvuldig zijn omgegaan met uw persoonsgegevens. Meer
informatie hierover leest u onder het kopje “Rechten van klanten”.

Kopie Identiteitsbewijs

Indien wij u verzoeken om een kopie van uw identiteitsbewijs aan ons te verstrekken, vragen
wij altijd om een kopie waarbij uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zijn afgedekt. Het
is uw eigen verantwoordelijkheid om ons alleen een afgedekt kopie te verstrekken. Indien
wij toch een kopie van uw identiteitsbewijs ontvangen waarbij uw pasfoto en/of BSN
zichtbaar is dan doen wij ons best om dit te herstellen.

Solliciteren

Solliciteert u bij ons? Dan ontvangen wij persoonsgegevens van u. Wij bewaren uw
persoonsgegevens gedurende de sollicitatieprocedure. Van kandidaten die in dienst komen,
worden alle gegevens bewaard.

Van kandidaten die niet worden aangenomen, zullen wij na afronding van de
sollicitatieprocedure alle gegevens vernietigen. Dit is slechts anders indien de kandidaat ons
toestemming heeft gegeven om zijn gegevens langer te bewaren.

Opname van telefoongesprekken

Wij kunnen telefoongesprekken opnemen ter verificatie en onderzoek naar opdrachten en
transacties, voor fraudebestrijding, training en coaching doeleinden voor onze medewerkers
en om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Opgenomen telefoongesprekken
worden maximaal 30 dagen bewaard.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het desbetreffende
doel. Ook houden wij rekening met de bewaartermijnen die de wet aan ons oplegt. De duur
van de bewaartermijn verschilt per situatie. In de meeste gevallen hanteren wij een
bewaartermijn van 7 jaar.

Cookies

Op onze websites maken wij gebruik van verschillende cookies. Dat zijn kleine
tekstbestandjes die door de website automatisch aangeboden worden aan uw browser. Wij
gebruiken hierbij alleen functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten
functioneren.

Toezicht

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de privacywetgeving naleven

Nieuwe ontwikkelingen

Dit Privacy Statement kan door ons worden aangepast vanwege nieuwe ontwikkelingen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan wijzigingen in onze bedrijfsactiviteiten en wijzigingen in weten
regelgeving. Wij raden u dan ook aan om ons Privacy Statement met enige regelmaat te
raadplegen als u onze website bezoekt.

Vragen

Als u vragen heeft over onze Privacy Verklaring of over de wijze waarop wij met uw
persoonsgegevens omgaan, kunt u contact opnemen via privacy@carwise.nl.

Rechten van klanten

U bent de baas over uw eigen persoonsgegevens. Wilt u weten welke persoonsgegevens wij
over u hebben vastgelegd? Dan kunt u gebruik maken van uw ‘Recht op inzage’. Wilt u
persoonsgegevens laten wijzigen of verwijderen, dan kunt gebruik maken van uw ‘Recht op
correctie en verwijdering’. Wilt u dat wij stoppen met de verwerking van uw
persoonsgegevens? Dan kunt gebruik maken van uw ‘Recht van verzet’. Wij lichten de
verschillende rechten hieronder kort toe en geven aan hoe u gebruik kunt maken van uw
rechten.

Aanvraag indienen m.b.t. rechten van klanten

Als u één van uw rechten wilt uitoefenen neemt u dan contact met ons op via het emailadres
helpdesk@carwise.nl en geef duidelijk aan welke dienst u van ons afneemt en
welk recht u wilt uitoefenen. Om er zeker van te zijn dat de aanvraag wordt gedaan door de
juiste persoon kunnen wij u vragen om zich te legitimeren. Als u jonger bent dan zestien jaar
of als u onder curatele bent gesteld, kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u
een verzoek doen.

Recht op inzage

U kunt opvragen welke persoonsgegevens over u bekend zijn binnen onze organisatie. U
ontvangt dan een overzicht met:

  • a. de categorieën van persoonsgegevens;
  • b. de ontvangers van de persoonsgegevens;
  • c. het doel waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt;
  • d. de herkomst van de persoonsgegevens.

Dit recht heeft uiteraard alleen betrekking op uw eigen persoonsgegevens en niet op die van
een ander persoon.

Geen inzage in uitzonderlijke gevallen

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij u weigeren om u inzage te verstrekken in uw
persoonsgegevens. Dit kan alleen als daar een goede reden voor is in verband met:

  • a. de veiligheid van de staat;
  • b. het voorkomen, opsporen en/of vervolgen van strafbare feiten;
  • c. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare
    lichamen;
  • d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve
    van de belangen, bedoeld onder b en c;
  • e. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Wij kunnen een inzageverzoek gedeeltelijk weigeren als dit bijvoorbeeld nodig is voor de
afscherming van de persoonsgegevens van iemand anders. Als u deze persoonsgegevens wilt
inzien, dan wordt de andere persoon eerst in staat gesteld zijn mening te geven over uw
verzoek.

Overzicht persoonsgegevens

Binnen 4 weken nadat u uw verzoek heeft gedaan krijgt u een reactie. Als u het niet eens
bent met de inhoud van het overzicht of u meent dat wij u ten onrechte hebben geweigerd
inzage te geven, dan kunt u hierover een klacht indienen.

Recht op correctie en verwijdering

Wanneer u onjuistheden hebt gevonden in uw persoonsgegevens, kunt u bij ons een verzoek
indienen om uw persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen, af te schermen of te
verwijderen. Hetzelfde kunt u doen als uw persoonsgegevens onvolledig zijn, u van mening
bent dat de persoonsgegevens niet van belang zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld
of op een andere manier door ons in strijd met de wet worden gebruikt.

U kunt geen gebruik maken van het recht op correctie en verwijdering als het gaat om
persoonsgegevens in bij wet ingestelde openbare registers. Ook kan geen gebruik worden
gemaakt van het recht van verwijdering indien de persoonsgegevens op basis van wettelijke
bepalingen moeten worden bewaard.

Recht van verzet

U kunt ons vragen om uw gegevens niet meer te verwerken. Dit is het recht van verzet. U
kunt alleen van dit recht gebruik maken als uw gegevens worden verzameld voor andere
doeleinden dan aangegeven of als u bijzondere persoonlijke redenen hebt om u te
verzetten.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij onzorgvuldig zijn omgegaan met uw privacy of ten onrechte uw
persoonsgegevens hebben verwerkt, dan kunt u een klacht indienen door een e-mail te
sturen naar privacy@carwise.nl met als onderwerp ‘klacht’.

Privacymelding en Datalek

Dataveiligheid

Onze organisatie zet zich in voor een goede beveiliging van persoonsgegevens. Daarbij kijken
wij steeds naar de huidige stand van de techniek en passen wij onze beveiliging daar op aan.
Toch kan het gebeuren dat er inbreuk wordt gemaakt op onze beveiliging – bijvoorbeeld
door een hack – waardoor persoonsgegevens in verkeerde handen komen. Dit heet een
datalek.

Wat is een datalek?

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, waardoor
persoonsgegevens terechtkomen bij iemand die geen toegang tot die gegevens mag hebben
of waardoor persoonsgegevens verloren gaan zonder dat er een back-up van de
persoonsgegevens bestaat. Het kan bijvoorbeeld gaan om het hacken van digitale systemen
waarbij persoonsgegevens worden gestolen, maar ook om een verloren USB-stick met
adresbestanden of een gestolen laptop, tablet of smartphone waarop persoonsgegevens
staan.

Heeft u een datalek ontdekt?

Heeft u via onze website toegang tot vertrouwelijke gegevens (zoals persoonsgegevens) die
niet voor u bestemd zijn? Of zijn er bijvoorbeeld documenten met persoonsgegevens naar u
verzonden die een andere persoon betreffen? Meld dit dan zo snel mogelijk door een e-mail
te sturen naar privacy@carwise.nl met als onderwerp ‘datalek’. Vermeld daarbij hoe wij u
eventueel telefonisch kunnen bereiken. U mag ons ook bellen op 036 – 538 20 60 en vragen
naar de Privacy Contactpersoon van CarWise.