Rentwise modules

Indien er auto’s worden ingehuurd kan dit je administratie behoorlijk vervuilen. Met deze module bestaat het autobestand uitsluitend uit kentekens/auto’s die tot je eigen wagenpark behoren. Inhuurauto’s worden bij de bezettingsgraad buiten beschouwing gelaten en inhuur auto’s waarop geen overeenkomsten lopen worden zelfs niet op het planbord getoond. In combinatie met de beheermodule kan voor de inhuur vooraf gereserveerd worden.

Deze app helpt bij de inname en uitgifte van auto’s. Binnen de app kan je onder andere de staat van de auto, kilometerstand en brandstof op een eenvoudige manier op een smartphone of tablet vastleggen en bevestigen aan je klant. Zodra je weer netwerk verbinding hebt, wordt RentWise bijgewerkt.

24Rental is een externe partij die koppelingen aanbiedt met externe databases. Hiermee kan je op een makkelijke manier zowel een particuliere- als ook een zakelijke klant controleren en accepteren (of niet). Je kan onder andere een uittreksel van de KVK gegevens ophalen maar ook een controle uitvoeren op de algemene bedrijfsgegevens, risicorating, betaalgedrag, kredietadvies, rechtsvorm,  en holding/moedermaatschappij.

De module Elena biedt een directe controle op het Auto Waarschuwing Systeem (AWS) van de Bovag. Tijdens het maken van een reservering of een overeenkomst kan, afhankelijk van de gekozen instelling, de controle automatisch worden geactiveerd. Zowel de huurder als de bestuurder worden gecontroleerd. Het scherm geeft duidelijk de aangemelde personen weer en de reden waarom ze zijn aangemeld.

Middels deze optie worden alle facturen naar een klant verzameld en op één factuur, bijvoorbeeld één keer per maand, gefactureerd.

 

Hiermee worden periodiek facturen gemaakt voor lopende overeenkomsten, zonder dat deze afgesloten hoeven worden. De termijnfacturen worden bij de eindafrekening verrekend.

Deze optie wordt veelal ingezet om maandelijks een vast bedrag te factureren bij shortlease, maar kan ook worden gebruikt om de werkelijk tussenliggende dagen te factureren. Hierbij kan ook rekening gehouden worden met een kalender waarin wordt gedefinieerd of een dag wel of niet facturabel is. Zo kunnen bijvoorbeeld weekend- en feestdagen worden uitgesloten van facturatie.

Voor klanten die meerdere overeenkomsten hebben lopen, worden (indien gewenst) de termijnen op één factuur verzameld.

I-Wise

Informatievoorziening wordt steeds belangrijker. Internet speelt hierbij een steeds grotere rol. Ook bij autoverhuurders wordt de dienstverlening hierop aangepast. Daarnaast is deze manier van communiceren met de klant veel sneller en heel efficiënt. Het opzetten van een eigen infrastructuur is vaak gecompliceerd en kostbaar om te realiseren, daarom hebben wij een internetmodule ontwikkeld die je, tegen minimale kosten, in staat stelt via internet je klanten te informeren over de status van de door hen afgenomen diensten. Bovendien ben je met deze module altijd gegarandeerd van een juiste koppeling met uw Back-Office systeem.

Multi-filaal

De module Multi-filiaal stelt je in staat de schaalvoordelen van een centrale organisatie en administratie te benutten zonder hierbij de filialen te confronteren met inflexibiliteit of logheid van een groot systeem.

Elk filiaal krijgt zijn eigen planbord. Per medewerker kan voor het betreffende filiaal de toegang tot het planbord met betrekking tot het verhuren en factureren apart worden ingesteld. Zo wordt een filiaalmedewerker niet nodeloos geconfronteerd met de grootte van de organisatie.

Centraal is er de mogelijkheid om per filiaal vanuit de planborden te werken of vanuit één centrale planning over filialen heen. Daarnaast kunnen medewerkers ook vanuit een samengestelde groep filialen/planborden werken die samen een regio vormen.

DocWise

Bij verhuurbedrijven worden tijdens het hele proces enorme hoeveelheden documenten gegenereerd. Denk hierbij aan facturen, innameformulieren, kopieën van paspoorten, autoregelingen, bekeuringen en schadedocumenten. Elk afzonderlijk document dient bewaard en gearchiveerd te worden en moet direct oproepbaar zijn als de situatie daarom vraagt. Zo wordt een factuur die vanuit de registratie wordt geboekt tijdens het boeken automatisch zichtbaar op de tweede monitor. Binnen je organisatie helpt DocWise je de documentenstroom te beheersen, archiveren en toegankelijk te maken zonder al te grote investeringen.

CRM

Om je relaties optimaal te beheren en van dienst te kunnen zijn, is het noodzakelijk dat je alles wat je van hen dient te weten ook daadwerkelijk weet. En onthoudt! Dat laatste is onmogelijk en daarom heeft CarWise een CRM module ontwikkeld waarin je alle zakelijke en persoonlijke aspecten van je relaties verzamelt en bewaart.

Flexibel

Juist op het gebied van CRM is er bij onze klanten een groot verschil in gebruik. Daarom hebben wij de flexibele indeling van schermen en ontsluiten van data in het extreme doorgevoerd binnen CRM. Op deze manier is het altijd mogelijk om je eigen kijk op CRM tot uiting te laten komen. Uiteraard hebben wij ook een standaard inrichting beschikbaar als vertrekpunt, de zogenoemde Plug & Play versie.

In deze module worden de kosten van het wagenpark geboekt. Onze ervaring met LeaseWise hebben wij aangewend om ook binnen RentWise efficiënt en gedegen kostenbeheer mogelijk te maken. Kosten die op een auto worden geboekt, worden ook in een journaalpost geboekt voor de financiële verslaglegging.

Binnen de schademodule worden alle schademeldingen beheerd. Deze schademelding vormt de spil in een schade-afhandeling naar reparateur, verzekering, lessee en bestuurder. Het schadeproces is van melding tot afsluiting geautomatiseerd. Hierbij wordt, indien van toepassing, rekening gehouden met casco in eigen beheer (VAR).

De elektronische facturatie naar leasemaatschappijen via het ROB-Net (ROB-EF) is inmiddels gemeengoed binnen de Automotive. Een groot deel van de leasemaatschappijen en leveranciers zijn aangesloten. ROB-EF dankt haar succes aan de grote voordelen voor met name leasemaatschappijen, maar ook leveranciers die hun systeem, bijvoorbeeld RentWise, hieraan hebben gekoppeld. Vanuit RentWise wordt de factuur digitaal naar het ROB-net verzonden.

BOL staat voor “BackOffice Leveranciers” en is de koppeling tussen ROB-Net en RentWise voor wat betreft het toestemmingstraject. Naast de digitale facturatie vindt ook de toestemming voor reparatie en onderhoud via het ROB-Net plaats.

De financieringsmodule is ontwikkeld voor het beheren van objectfinancieringen. Deze objectfinanciering kan met of zonder verkoop van de auto aan de financier, zodat ook off-balance constructies beheerd kunnen worden. Per auto wordt de financiering ingevoerd en beheerd. Met de financieringsmodule blijven de financieringen inzichtelijk. Je hebt overzicht over en inzicht in je financieringen en kunt per maand je schuldpositie bepalen, gesplitst op kortlopend en langlopend. Ook is het mogelijk een overzicht te maken met restantfinancieringen ten opzichte van de boekwaardes.

Via deze module is het mogelijke de bekeuringen van zowel het CJIB als andere partijen digitaal te verwerken. Zowel het bestand als de PDF kunnen worden ingelezen. De module zoekt zelf de juiste overeenkomst erbij en zal afhankelijk van de afspraken die met de debiteur zijn gemaakt de boete doorsturen of doorbelasten. Indien je bezwaar wilt maken bij het CVOM op basis van het huurcontract is dit digitaal mogelijk.